Formateur certifié FPA, expert en outils de productivité et d’intelligence artificielle, j’ai concentré mon enseignement sur les seules bonnes pratiques qui permettent d’être rapidement efficace avec Google Workspace.
Je vous accompagnerai étape par étape pour utiliser Google Workspace comme un pro. Vous saurez exploiter Gmail, Agenda, Drive, Sheets, Docs, Slides, Gemini et NotebookLM pour organiser, analyser et partager vos informations de manière professionnelle, sans plus perdre de temps avec des contenus mal conçus, des fichiers dupliqués et des données mal rangées.
En présentiel ou à distance cette formation de 1 à 2 jours vous permettra de maitriser toutes les bonnes pratiques de Google Workspace en totale autonomie.
Les Bonnes Pratiques Google Workspace
Gmail, votre courrier
✔️ Pensez aux libellés plutôt qu’aux dossiers. Créez une organisation flexible où un même e-mail peut avoir plusieurs libellés. Utilisez les filtres automatiques pour trier vos messages dès réception et désencombrer votre boîte.
✔️ Exploitez les fonctions de recherche avancée pour retrouver instantanément vos messages. Utilisez les opérateurs from:, to:, subject:, has:attachment, before:, after:, pour des recherches précises.
✔️ Créez des filtres permanents depuis vos recherches pour automatiser le tri du courrier.
Agenda, vos événements
✔️ Optimisez votre Agenda pour la gestion du temps. Utilisez les « Créneaux de rendez-vous » pour permettre à vos contacts de réserver du temps avec vous, et configurez vos heures de travail pour protéger votre équilibre vie pro/vie perso.
✔️ Partagez votre Agenda pour interagir en temps réel avec vos partenaires extérieurs.
✔️ Ne multipliez pas les outils de visioconférence. Intégrez Google Meet directement dans vos événements d’agenda et utilisez les fonctionnalités de sous-titrage instantané, de levée de main et de partage d’écran pour des réunions plus inclusives.
✔️ Créez des tâches récurrentes pour gérer automatiquement tous vos projets, seul ou en équipe.
Drive, vos fichiers
✔️ Structurez vos dossiers selon une logique métier claire. Créez une arborescence à 2 niveaux maximum.
✔️ Utilisez les Drives partagés plutôt que « Mon Drive » pour le travail en équipe. Cela garantit que les fichiers appartiennent à l’organisation et non à un individu, évitant ainsi la perte de données lors du départ d’un collaborateur.
✔️ Maîtrisez la collaboration en temps réel. Arrêtez d’envoyer des pièces jointes par email. Partagez un lien unique, utilisez les commentaires avec mentions (@nom) pour assigner des tâches et travaillez simultanément sur le même document.
✔️ Utilisez les couleurs et les étoiles pour identifier rapidement vos dossiers prioritaires. Exploitez la fonction Priorité qui analyse votre activité pour mettre en avant vos fichiers importants.
✔️ Arrêtez de télécharger puis réimporter vos fichiers. Travaillez directement en ligne avec Docs, Sheets, Slides pour une collaboration en temps réel. Profitez de l’historique des versions pour revenir en arrière à tout moment.
✔️ Sécurisez vos partages avec les autorisations granulaires. Vérifiez toujours si l’accès est en mode « Lecteur », « Commentateur » ou « Éditeur ». Utilisez les dates d’expiration pour les accès temporaires accordés à des prestataires externes.
Sheets, vos feuilles de calculs
✔️ Pensez aux formules dynamiques ARRAYFORMULA, FILTER, QUERY pour traiter automatiquement des plages entières. Remplacez vos lignes de formules répétitives par une seule formule matricielle en première ligne.
✔️ Exploitez IMPORTRANGE pour consolider vos données depuis plusieurs fichiers. Créez des tableaux de bord centralisés qui agrègent automatiquement les informations de vos différentes sources.
✔️ Utilisez la mise en forme conditionnelle intelligente pour visualiser instantanément vos données. Créez des échelles de couleurs, des barres de données, des icônes pour identifier rapidement tendances et anomalies.
✔️ Arrêtez les saisies manuelles répétitives. Créez des listes déroulantes avec validation de données pour standardiser vos entrées. Utilisez des cases à cocher pour vos statuts et suivis de tâches.
✔️ Automatisez la collecte de données avec Google Forms. Liez systématiquement vos formulaires à une feuille Google Sheets pour analyser les réponses en temps réel avec des tableaux croisés dynamiques et des graphiques.
Docs, votre traitement de texte
✔️ Exploitez les styles de paragraphe pour structurer vos documents longs. Titre 1, Titre 2, Titre 3 génèrent automatiquement un sommaire interactif. Modifiez un style, tous les paragraphes du même style s’actualisent.
✔️ Utilisez les commentaires et suggestions pour collaborer sans modifier le document original. Assignez des tâches à vos collaborateurs directement depuis les commentaires avec @mention.
✔️ Pensez aux modèles personnalisés pour standardiser vos documents récurrents. Créez vos templates de comptes-rendus, de rapports, de contrats et gagnez un temps précieux.
✔️ Exploitez la puissance des puces intelligentes (@) dans Google Docs. Intégrez directement des dates, des fichiers, des événements de calendrier ou des contacts sans quitter votre document.
Slides, vos présentations
✔️ Créez un thème personnalisé pour uniformiser toutes vos présentations. Définissez vos couleurs, polices, dispositions une seule fois. Appliquez-le à toutes vos présentations pour une identité visuelle cohérente.
✔️ Utilisez les masques de diapositives pour concevoir des mises en page réutilisables. Créez vos propres modèles de slides avec emplacements textes, images ou logos prédéfinis.
✔️ Exploitez les transitions et animations avec parcimonie. Privilégiez les transitions fluides entre slides et les animations d’apparition sobres pour vos éléments importants.
Gemini, votre assistant IA
✔️ Intégrez l’IA dans votre flux de travail quotidien. Générez des brouillons d’emails dans Gmail, résumez des documents longs dans Docs, créez des formules complexes dans Sheets, structurez et illustrez des présentations dans Slides.
✔️ Utilisez les prompts efficaces pour obtenir des résultats précis. Soyez spécifique sur le contexte, le ton, la longueur attendue. Demandez des révisions itératives plutôt qu’un résultat parfait immédiatement.
✔️ Exploitez la recherche intelligente pour trouver rapidement des informations dans vos fichiers Drive. Posez des questions en langage naturel sur vos documents, Gemini analyse le contenu et vous répond.
NotebookLM, votre IA personnalisée
✔️ Transformez vos documents en assistant de recherche personnel. Importez vos PDF, documents, notes et interrogez-les en langage naturel. NotebookLM analyse le contenu et répond uniquement à partir de vos sources.
✔️ Créez des guides d’étude automatiques depuis vos documents. Générez des fiches de synthèse, des FAQ, des tableaux comparatifs, des chronologies à partir de vos contenus longs.
✔️ Générez des podcasts audio pour consommer vos contenus autrement. Transformez vos notes de formation, vos rapports, vos articles en discussions audio entre deux voix synthétiques pour réviser en mobilité.
Workspace, votre plateforme collaborative
✔️ Pensez aux partages intelligents avec gestion des droits. Attribuez les bons niveaux d’accès : Lecteur, Commentateur, Éditeur. Définissez des dates d’expiration pour les partages temporaires.
✔️ Exploitez Google Groups pour simplifier vos partages d’équipe. Créez un groupe, partagez vos dossiers au groupe plutôt qu’à chaque personne individuellement. Ajoutez ou retirez des membres du groupe, les droits s’ajustent automatiquement.
✔️ Utilisez les versions de fichiers comme filet de sécurité. Google conserve 30 jours d’historique, vous pouvez restaurer n’importe quelle version antérieure. Nommez vos versions importantes pour les retrouver facilement.
✔️ Pensez à l’intelligence artificielle avec Gemini et NotebookLM pour vous assister dans la rédaction de tous vos contenus, l’analyse de vos données, la synthèse de vos informations, la génération d’insights depuis vos documents.
✔️ Enfin, pensez à la version hors connexion. Configurez votre navigateur Chrome pour pouvoir consulter et modifier vos fichiers importants sans accès Internet ; la synchronisation se fera automatiquement au retour du réseau.