Formateur FPA également certifié Microsoft Office Specialist© Expert & Associate, j’ai concentré mon enseignement sur les seules bonnes pratiques qui permettent d’être rapidement efficace avec Microsoft Teams.
Je vous accompagnerai étape par étape pour utiliser Teams comme un pro sans plus perdre de temps avec des copier/coller inefficaces, des envois de fichiers inutiles ou des générations de résumés manuels.
En présentiel ou à distance cette formation de 1 à 2 jours vous permettra de maitriser toutes les bonnes pratiques Teams en totale autonomie.
Les bonnes pratiques Teams
- Utilisez les applications de bureau et de téléphone. Commencez par télécharger les applications sur PC pour un plus grand confort d’utilisation. Avec l’application mobile, vous pourrez recevoir des notifications vous permettant de ne rien manquer quand vous êtes en situation de mobilité. Elle vous permet de suivre aisément des réunions à distance, de passer des appels, de travailler en mode projet.
- Passez en « mode conversation ». Amorcez des échanges avec vos collègues en mode « conversation », que ce soit en one-one ou en équipe. La conversation de Microsoft Teams permet de remplacer les emails courts, relevant davantage de l’échange informel, et de partager directement des fichiers en coédition évitant les aller-retour incessants.
- Ayez des favoris. Mettez en Favoris vos contacts les plus sollicités. Ils apparaîtront ainsi en haut de votre liste de contacts pour que vous les retrouviez facilement.
- Organisez vos équipes Teams. Identifiez les équipes pertinentes au sein de votre entreprise. Les membres des différentes équipes doivent avoir un objectif commun et travailler en mode projet de façon régulière. Laissez à tout ou partie de vos collaborateurs la possibilité de créer des équipes en fonction de leurs besoins.
- Vérifiez que vos messages Teams sont reçus et lus. Utilisez les @mentions (@Marie, @equipe, @balise) pour que vos collaborateurs voient ce que vous postez et qu’ils en soient notifiés.
- Désignez des administrateurs pour chaque équipe. Il est conseillé de définir plusieurs propriétaires pour chaque équipe, idéalement deux au cas où l’un ou l’autre serait indisponible. Ce sont eux qui pourront agir sur les paramètres importants de l’équipe, supprimer ou désigner de nouveaux membres ou invités, leur donner des droits, etc..
- Organisez les canaux de vos équipes Teams. Personnalisez vos onglets. Vous n’utilisez pas le wiki ? Enlevez-le ! Vous avez un site SharePoint ou vous utilisez OneNote ou Power BI au sein de votre équipe ? Faites-en un onglet pour retrouver rapidement tous les éléments vous permettant de travailler efficacement. Idem pour vos documents : téléchargez ceux utiles à vos équipes dans l’onglet « Fichiers » des canaux adéquats. Ce sera plus facile pour les membres de chaque équipe d’y avoir accès, de coéditer et d’échanger.
- Microsoft Teams n’est pas un RSE ! Microsoft Teams n’est pas un réseau social d’entreprise : les équipes ne doivent pas comporter trop de membres. Il est préférable de limiter le nombre de participants au maximum requis pour une collaboration efficace afin de ne pas « noyer » les échanges.
- Mettez un peu de bonne humeur dans vos échanges ! N’oubliez pas de rendre votre équipe Teams conviviale ! En plus d’une mise en forme améliorant la lisibilité (soulignement, mise en gras, puces…), vous pouvez ajouter des stickers, des smileys, des gifs animés…
- Utilisez l’IA Copilot pour rattraper un retard et résumer des conversations ou des réunions.